Kako je nastao ProjectFlow – od svakodnevnog haosa u projektima do sopstvenog alata

U radu na projektima često postoji jedan tihi problem koji se ne vidi odmah, ali se vremenom sve više oseća: informacije su svuda, a pregled nigde.

Jedan deo komunikacije ostane u porukama, drugi u mejlu, treći u fajlovima, četvrti u nekoj belešci ili task alatu koji niko ne otvara redovno. Klijent pita dokle se stiglo, tim pokušava da pohvata ko šta radi, a projekat polako postaje teži za praćenje nego za samu realizaciju.

Upravo iz takvog iskustva nastao je ProjectFlow. Pisac ovog članka je i idejni i svaki drugi tvorac te ideje (smeh). Jer moj moto je Pokreni se (opet smeh).

Kada alat ne prati stvaran rad

Na tržištu već postoji mnogo alata za upravljanje zadacima i projektima. Neki su moćni, neki jednostavni, neki vizuelno privlačni. Ipak, u praksi se često pokazuje da nisu svi alati jednako korisni kada radite na konkretnim projektima koji uključuju više aktera, više faza rada i stalnu razmenu informacija. Iskreno Trello meni godinama radi posao, Plaky takođe veoma korektan i koristio sam ga neko vreme….Tu su i Jira, pa na kraju i Slack za komunikaciju u timu….I iskreno ni jedan alat mi nije bio savršen, možda se čak Trello najviše izgurao u mom životu, ali na kraju odlučio sam se za sopstveni alat koji će biti nekako zakrpa za sve ono što mi je falilo u drugim alatima. Zapravo ideja je da ima neki predefinisan flow u sklopu koga će prosto teći aktivnosti….Slack je svakako najbolji „timski razmenjivač poruke“ ali i više od toga delljene ostalih sadržaja i koda je u njemu savršeno. No on je samo deo spektra alata u komunikaciji. Moram priznati da WIndows ima set alata koji su idealni za potrebe project managementa, počevši od Excela pa do alata Project plan 365. No dugo sam razmišljao o nekom custom alatu, kasnije ću još o razlozima.

Kod web projekata, gde jedan tok rada obično uključuje:

• početni upit,
• brif,
• čekanje materijala,
• dizajn,
• pregled,
• razvoj,
• testiranje,
• objavu,
• i naknadne izmene

i to je jedan tok koji može da evoluira, krenuli smo od toga, pa ćemo videti šta korisnici kažu.

Slično važi i za NGO i donatorske projekte, samo sa drugačijim naglaskom: aktivnosti, rokovi, dokumentacija, partneri, izveštaji i dokazi realizacije.

Problem nije samo u tome što projekat treba završiti. Problem je i u tome što sve to treba voditi pregledno, jasno i bez nepotrebnog rasipanja energije.

Zašto sam odlučio da napravim svoj alat

Posle mnogo rada na sajtovima, digitalnim projektima i saradnji sa različitim klijentima i organizacijama, došao sam do jednostavnog zaključka: ako već stalno nailazim na isti problem, možda je vreme da pokušam da napravim bolje rešenje.

Tako je počeo ProjectFlow.

Ideja nije bila da napravim “još jedan task manager”, već alat koji će na jednom mestu povezati ono što u stvarnom radu najčešće ide odvojeno:

• projekte,
• zadatke,
• faze rada,
• komunikaciju,
• zahteve,
• fajlove,
• dokumentaciju,
• i pregled napretka.

Drugim rečima, cilj nije bio samo organizacija zadataka, nego stvaranje jednog prostora u kome projekat zaista živi.

Prvi fokus – web projekti

Prvi prirodan pravac za ProjectFlow bili su web projekti.

Tu već postoji veoma jasan tok rada i mnogo situacija u kojima pregled pravi razliku između mirnog i haotičnog procesa. Kada klijent može da vidi gde je projekat, kada tim zna šta je sledeće, kada su fajlovi na jednom mestu i kada se komentari ne gube po porukama, cela saradnja postaje profesionalnija i lakša.

To je bio prvi temelj. I glavni „skill“ pisca ovih redova (smeh).

Drugi pravac – NGO i projektni timovi

Vremenom je postalo jasno da alat može imati smisla i van klasičnog rada sa klijentima.

Kod NGO i donatorskih projekata postoji drugačiji ritam, ali sličan izazov: kako pratiti aktivnosti, dokumentaciju, rokove, partnere, obaveze prema donatorima i izveštavanje bez rasipanja informacija? A kako se lako ta dokumentacija i aktivnosti zakomplikuju ovo je morao biti drugi pravac

Zato se ProjectFlow razvija i u tom smeru, kao platforma koja može da podrži i takav tip projektne logike.

To mi je važno jer alat ne nastaje iz teorije, već iz stvarnih potreba rada. Radio sam npr između 10 i 15 projekata što svojih što u kolaboraciji i prilično je bilo teško jer Trello nije „ispoštovan“ i dolazilo je do haosa. Na mojim ličnim projektima je Trello „završio“ posao.

ProjectFlow je trenutno u beta fazi

Sajt je sada online i prva verzija je dostupna na ovoj web adresi.

ProjectFlow je trenutno u beta fazi, što znači da je najvažnije prikupiti realne utiske ljudi koji vode projekte, rade sa klijentima, organizuju timove ili prate realizaciju aktivnosti.

Ovo je faza u kojoj su komentari iz prakse vredniji od svake pretpostavke.

Zašto mi je ovaj projekat važan

ProjectFlow za mene nije samo još jedan sajt ili još jedan eksperiment. To je pokušaj da iz sopstvenog iskustva rada nastane nešto što može imati stvarnu vrednost i za druge.

U vremenu kada imamo sve više alata, paradoks je da mnogi i dalje rade u haosu. Zato verujem da nisu dovoljni samo funkcije i lep interfejs. Potreban je alat koji prati stvaran radni proces i koji pomaže da projekti budu pregledniji, mirniji i profesionalnije vođeni.

Ako želite da pogledate kako izgleda prvi pravac ovog alata, posetite:

https://projectflow.management

A ako imate komentar, sugestiju ili utisak iz ugla stvarnog rada na projektima – to je sada možda i najvredniji sledeći korak.